Conservar correctamente las facturas es una obligación legal y una garantía de control para tu empresa. Tanto si trabajas con documentos físicos como si ya aplicas la facturación electrónica, es clave entender cuánto tiempo debes guardar cada factura emitida o recibida.
Este artículo te da una guía clara y actualizada, especialmente útil si eres una empresa instaladora o trabajas con un sistema de gestión empresarial como un ERP-CRM.
¿Cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu empresa? ⏳
La ley española establece que las facturas deben conservarse durante al menos 6 años desde la fecha del último asiento contable. Este plazo se basa en el Código de Comercio.
Sin embargo, en el ámbito tributario, la normativa fiscal puede exigir su conservación durante 4 años, contados a partir del fin del periodo voluntario de presentación del impuesto relacionado.
¿Y si Hacienda hace una inspección?
En ese caso, la Agencia Tributaria puede revisar documentación de hasta 10 años atrás, si detecta fraude o irregularidades. Por eso, muchas empresas conservan sus facturas durante al menos 10 años como medida de seguridad.
Facturación electrónica: ¿desde cuándo es obligatoria y cómo afecta a la conservación? 📲
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es el proceso de emisión, envío y archivo de facturas en formato digital con plena validez legal. Es una forma eficiente y segura de documentar tus operaciones comerciales.
Facturación electrónica: ¿desde cuándo es obligatoria?
Desde la aprobación de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica es obligatoria para todas las operaciones entre empresas y autónomos en España. Su implantación se realiza en dos fases:
- 2025: empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros.
- 2026: resto de empresas y autónomos.
Cómo hacer una factura electrónica correctamente
- Utiliza un software de gestión empresarial compatible con la normativa.
- Incluye los datos obligatorios: emisor, receptor, fecha, concepto, base imponible, impuestos y total.
- Guarda un registro digital inalterable de cada factura emitida.
- Asegúrate de que se pueda recuperar fácilmente en caso de inspección.
Recomendaciones para cumplir sin complicaciones 📌
- Digitaliza tus facturas con un sistema seguro y accesible.
- Etiqueta y clasifica por años fiscales.
- Usa un ERP-CRM especializado, como el de BCS Data, que cumple con los requisitos legales actuales y futuros.
- Conserva las facturas mínimo 6 años (o 10 si quieres máxima seguridad).
Conclusión: evita sanciones y gana en tranquilidad 📦
Saber cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu empresa es vital para mantener el control y evitar problemas con Hacienda.
Con un software de gestión empresarial adaptado a la normativa, como el de BCS Data, puedes automatizar este proceso y olvidarte de preocupaciones.
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