Software Gestión Eventos

Optimiza tu tiempo, controla tus presupuestos y eleva la productividad de tu equipo con Event-Tool, la solución integral diseñada en exclusiva para profesionales del sector eventos.

ERP de Gestión - Software para Gestión de Eventos

Event-Tool es una plataforma especializada en el control de 360 grados para agencias de eventos, organizadores, productoras y gestión de espacios (venues).

Nuestros clientes nos avalan

Facturación y cobros ágiles: Agiliza la emisión de facturas y el control de pagos. Automatiza el envío de recibos y olvídate de las interminables horas cuadrando presupuestos y contabilizando cobros tras cada evento.

Gestión de Proyectos y Contratos: Cubre toda la casuística del sector. Desde ferias y congresos de varios días hasta eventos corporativos o bodas. Incluye la gestión integral de anticipos, condiciones de proveedores y cierres de proyecto.

Control de Costes y Márgenes: Obtén una visión detallada de los gastos directos e indirectos de cada producción. Analiza el presupuesto consumido frente al planificado, los desvíos y el margen de beneficio real de cada evento al instante.

Base de Datos 360º de Clientes: Dominio absoluto de tu cartera. Supervisa historiales de contratación, impagos y perfiles de clientes corporativos o particulares en un único panel de control intuitivo.

Funcionalidades de Event-Tool

La organización de eventos nunca fue tan ágil. Nuestro software es pionero en incorporar Inteligencia Artificial para automatizar tareas rutinarias, optimizar la coordinación de recursos y ofrecer una experiencia impecable a tus clientes.

Más eficiencia, más control, más beneficios.

Event-Tool: Programa ERP para Agencias y Organizadores

Integrado con IA

Automatiza la gestión documental, redacta respuestas rápidas para clientes y categoriza las peticiones de eventos entrantes para que tu equipo comercial sea más rápido.

Gestión de Eventos y Proyectos

Control total sobre cada producción: planificación, diseño, montaje y desmontaje. Define requerimientos, horarios, personal y proveedores en un mismo entorno con trazabilidad garantizada.

Control de Disponibilidad y Reservas

Consulta al instante la disponibilidad de salas, espacios o material audiovisual. Evita el temido solapamiento de fechas y mejora la asignación de recursos.

Control de Stock y Material Propio

Si tienes material audiovisual, mobiliario o stands, organiza tu inventario por almacenes. Lleva un registro exhaustivo de qué recursos se envían a cada evento y supervisa su retorno.

Facturación automática y periódica

Genera facturas basadas en las fases del evento. Configura cobros fraccionados y emite remesas de manera automática.

Creación de Presupuestos a Medida

Crea cotizaciones complejas con múltiples partidas (catering, técnica, personal, recinto) en un solo clic. Haz un seguimiento comercial desde la primera propuesta hasta la firma.

Control de pagos, cobros y vencimientos

Monitoriza los anticipos requeridos, cobros pendientes y previsión de tesorería. Recibe alertas automáticas para mantener la salud financiera de tu agencia.

CRM integrado

Visualiza el historial completo de cada cliente: eventos realizados, personas de contacto, oportunidades en curso y tareas pendientes. Mejora el trato y fomenta la fidelidad.

Gestión de tarifas y descuentos

Establece listados de precios especiales según el tipo de cliente (agencia vs. cliente final), estacionalidad (temporada alta/baja) o volumen de facturación.

Historial de Producciones

Accede al archivo completo de eventos pasados: presupuestos aprobados, incidencias, proveedores involucrados y feedback del cliente. Un histórico de oro para tomar decisiones futuras.

Análisis de rentabilidad

Calcula con exactitud el ROI (Retorno de Inversión) por evento, cliente o tipología. Supervisa ingresos, gastos y margen neto real para potenciar tus beneficios.

Compras y Control de Gastos

Administra las órdenes de compra y facturas de terceros. Controla el gasto en proveedores y centraliza las recepciones de facturas de cada evento.

Gestión documental

Asocia documentación a cada contrato, cliente o máquina: manuales, revisiones, seguros o garantías. Todo digitalizado y accesible.

Integración con WhatsApp y llamadas

Registra todas las conversaciones, correos o mensajes de WhatsApp en la ficha de cada evento. Crea recordatorios y centraliza toda la comunicación.

Envío certificado de SMS y correos

Manda confirmaciones de asistencia, contratos o reclamaciones de pago con plena validez legal y registro de entrega.

Informes y estadísticas

Genera informes personalizables de contratos, ingresos, stock, mantenimientos y más. Analiza y exporta fácilmente tus KPIs.

Recursos Humanos

Controla el registro horario, turnos irregulares de montaje, vacaciones y dietas de tu personal interno para cumplir con la estricta normativa laboral del sector.

¿Qué puede hacer Event-Tool por tu negocio?

Ponte en contacto con nosotros y estaremos a tu entera disposición

Nuestro departamento de atención al cliente vela para que exprimas al máximo nuestro programa, garantizando que tu operativa diaria sea más rentable y sin estrés.

Módulos de Event-Tool

Descubre a fondo las herramientas que transformarán tu forma de trabajar:

Módulo de Contratos

Abarca todas las modalidades legales del sector. Desde alquiler de recintos hasta contratos de prestación de servicios. Genera automáticamente el documento, envíalo y haz que tus clientes y proveedores lo firmen digitalmente desde el móvil.

Módulo de Facturación

Automatiza el cobro de tus congresos, fiestas o eventos corporativos. Con un clic puedes: emitir facturas masivas, enviarlas por correo, generar remesas bancarias y contabilizarlas. Lo que antes te llevaba días, ahora se hace en minutos.

Módulo de Presupuestos

Utiliza plantillas prediseñadas con partidas, servicios y catálogos de proveedores preconfigurados. Monta un presupuesto complejo rápidamente, guarda el historial de versiones enviadas y analiza tu tasa de éxito en el cierre de eventos.

Módulo de Clientes

Un centro de mando con la radiografía perfecta de tu cliente. Consulta de un vistazo sus presupuestos aceptados y rechazados, próximos eventos, histórico de facturación y todo el registro de comunicaciones.

Módulo de Marketing y Ventas

Identifica cuántas propuestas comerciales tienes abiertas y descubre el origen de tus clientes (redes sociales, recomendaciones, web). Lanza acciones masivas de email marketing para reactivar clientes de pasadas temporadas y medir la eficacia de tus campañas.

Módulo de Informes

Extrae analíticas clave para dirigir tu agencia. Porcentaje de conversión de eventos, rentabilidad por departamento o tipología de evento, comparativas anuales de facturación y análisis de desviación de costes de producción.